Copy right by VENE Małgorzata Machniewicz

Najnowszy wpis na blogu:

Czy masz czasem wrażenie, że siedzisz nad zadaniem i wręcz słyszysz tykający zegar? Albo masz wrażenie, że już Ci się w oczach troi i robisz któryś raz to samo? A może czasem jest tak, że robisz coś nietypowo szybko, bo myślałeś, że zajmie Ci to więcej czasu?

To ile czasu zabiera Ci jakieś zadanie w pracy, zależy co najmniej od dwóch czynników - od tego w jakiej jesteś formie poznawczej (ile masz zasobów w mózgowym procesorze) oraz od tego, jak bardzo przeszkadza Ci wszystko co jest dookoła.

Ćwiczenie - część 1

Zacznijmy od małego eksperymentu/ ćwiczenia. Wydrukuj poniższy arkusz i zaznacz na nim na wykresie, jak rozkłada się twoja energia w ciągu dnia, kiedy masz najwięcej siły a kiedy najmniej.

Kliknij i wydrukuj arkusz Krzywej efektywności

Jak zaczynasz poranek? - jako skowronek i budzisz się jeszcze przed budzikiem, czy masz kłopoty z wstaniem po nocnych sowich ekscesach i ruszasz dopiero po którejś kawie ;) 

Kiedy w ciągu dnia masz spadek siły? - zazwyczaj wiąże się to z posiłkiem, ale może widzisz u siebie jeszcze w innych chwilach takie spadki mocy? 

Tak wygląda moja krzywa :) 

Ćwiczenie - część 2

Teraz czas na drugą część pracy. Na dole arkusza jest zaznaczona przerywana linia, zaznacz na niej w formie bloków, czas kiedy w pracy dużo się dzieje - dzwonią telefony, przychodzą inni po coś, czegoś potrzebują, albo po prostu jest harmider.

Być może ten rozkład nie wygląda codziennie tak samo, ale może są momenty, w których widzisz jakieś większe natężenie rozpraszaczy. Im więcej dystraktorów tym wyższy słupek. Możesz wpisać w słupki jakiego rodzaju są to zakłócacze.

Zobacz jak wygląda mój wykres.

Moja praca jest bardzo zróżnicowana, ale kiedy pracuję koncepcyjnie w biurze, to mniej więcej tak wygląda mój wykres. 

Analiza i wnioski

Przyjrzyj się teraz swojemu wykresowi, co na nim widać? Jakie widzisz zależności? Co jest charakterystyczne? 

Na moim wykresie widać, że nawał maili i telefonów zazębia się z czasem mojej najlepszej dyspozycji energetycznej, ale mam też czas względnego spokoju od samego rana kiedy sił mam dużo a przeszkadzaczy bardzo mało. Niestety, na mój najgorszy czas energetycznie przypada też dużo spotkań i rozmów z pracownikami - to dla mnie słaby czas. Mam na szczęście jeszcze po południu spokojny czas, ale moja energia jest wtedy nieco lepsza, ale szał to to nie jest ;) 

Zalecenia

Teraz przechodzimy do najpiękniejszego momentu - zastanowimy się, jak z tego wszystkiego skorzystać. Cała ta analiza powinna dać nam sugestie do tego, jakie zadania na kiedy planować.

Zadania wymagające kreatywności - kiedy potrzebujesz coś opracować, wymyślić, stworzyć, jakiś opis, fragment raportu z wnioskami - to najlepszym czasem na takie działania, są momenty kiedy masz największą zwyżkę sił i najmniej dystraktorów. Wtedy dajesz sobie największą szansę na to, że zadanie będzie wykonane najszybciej i najlepiej jakościowo.

Zadania rutynowe - jeśli są takie rzeczy, które robisz automatycznie, nie musisz się wiele skupiać ale po prostu trzeba to zrobić - wybieraj momenty kiedy sił masz mniej albo kiedy dystraktory są średnie. 

Zadanie odtwórcze, typu kopiuj wklej - rób je wtedy kiedy masz swoje doły energetyczne albo szum dookoła jest spory, nic nie tracisz, bo najprawdopodobniej trudno się pomylić w tych zadaniach. 

Spotkania - tu zależy co jest ich przedmiotem. Jeśli ma być to spotkanie poświęcone wypracowaniu czegoś, wymyśleniu, stworzeniu - wybieraj pory kiedy Ty i jak najwięcej osób macie czas wysokoenergetyczny, efekty dyskusji będą dużo lepsze. Jeśli natomiast jest to spotkanie typowo informacyjne, gdzie wystarczy robić notatki, żeby nie usnąć a skorzystać z nich kiedyś indziej - szkoda na nie dobrego czasu, umówcie się na czas słabszej energii albo większych zakłócaczy. 

Mały TIP - jeśli chcesz kogoś do czegoś przekonać i liczysz, że jak go zmęczysz to się da przekonać, to wybierz jego spadek energii, podda się szybciej ;) 

Taki sposób planowania oczywiście nie zawsze się sprawdzi, bo niektóre zadania trzeba wykonać w określonym czasie i już. Ale wszędzie tam gdzie możesz sobie pozwolić na planowanie - wybieraj zgodnie z powyższą analizą. 

Warto również poznać taki rozkład energii w grupie, którą zarządzasz albo współpracujesz - może się okazać, że zauważysz, kiedy lepiej organizować jakie spotkania, albo jakie zadania dawać i komu w ciągu dnia. 

Zadania realizowane zgodnie z takim rytmem będziesz wykonywać najszybciej i najefektywniej. Jeśli zaplanujesz zadanie kreatywne na swoją zniżkę formy, albo w czasie dużego chaosu w biurze, to będziesz siedzieć i jeszcze się wkurzać, że już tyle czasu upłynęło, a TY nadal nic nie masz. 

Napisz w komentarzu, co ciekawego zauważyłeś na swoim wykresie. Czy udało Ci się zmienić coś w swoim sposobie planowania, co wpłynęło na poprawę jakości albo oszczędności czasu?

Książki, po które warto sięgnąć z tego obszaru tematycznego

(kliknij w okładkę i dowiedz się więcej):