Zarządzanie zadaniami, planowanie dnia pracy
Bilans sił
- jak planować dzień pracy 

Czy masz czasem wrażenie, że siedzisz nad zadaniem i wręcz słyszysz tykający zegar? Albo masz wrażenie, że już Ci się w oczach troi i robisz któryś raz to samo? A może czasem jest tak, że robisz coś nietypowo szybko, bo myślałeś, że zajmie Ci to więcej czasu?

 

To ile czasu zabiera Ci jakieś zadanie w pracy, zależy co najmniej od dwóch czynników - od tego w jakiej jesteś formie poznawczej (ile masz zasobów w mózgowym procesorze) oraz od tego, jak bardzo przeszkadza Ci wszystko co jest dookoła.

 

 

Ćwiczenie - część 1

 

Zacznijmy od małego eksperymentu/ ćwiczenia. Wydrukuj poniższy arkusz i zaznacz na nim na wykresie, jak rozkłada się twoja energia w ciągu dnia, kiedy masz najwięcej siły a kiedy najmniej.

 

Kliknij i wydrukuj arkusz Krzywej efektywności

 

Jak zaczynasz poranek? - jako skowronek i budzisz się jeszcze przed budzikiem, czy masz kłopoty z wstaniem po nocnych sowich ekscesach i ruszasz dopiero po którejś kawie ;) 

 

Kiedy w ciągu dnia masz spadek siły? - zazwyczaj wiąże się to z posiłkiem, ale może widzisz u siebie jeszcze w innych chwilach takie spadki mocy? 

 

Tak wygląda moja krzywa :) 

 

Zarządzanie czasem, planowanie, szkolenia dla managerów, szkolenia managerskie

 

 

Ćwiczenie - część 2

 

Teraz czas na drugą część pracy. Na dole arkusza jest zaznaczona przerywana linia, zaznacz na niej w formie bloków, czas kiedy w pracy dużo się dzieje - dzwonią telefony, przychodzą inni po coś, czegoś potrzebują, albo po prostu jest harmider.

 

Być może ten rozkład nie wygląda codziennie tak samo, ale może są momenty, w których widzisz jakieś większe natężenie rozpraszaczy. Im więcej dystraktorów tym wyższy słupek. Możesz wpisać w słupki jakiego rodzaju są to zakłócacze.

 

Zobacz jak wygląda mój wykres.

 

Zarządzanie czasem, planowanie, szkolenia dla kierowników

 

Moja praca jest bardzo zróżnicowana, ale kiedy pracuję koncepcyjnie w biurze, to mniej więcej tak wygląda mój wykres. 

 

Analiza i wnioski

 

Przyjrzyj się teraz swojemu wykresowi, co na nim widać? Jakie widzisz zależności? Co jest charakterystyczne

 

Na moim wykresie widać, że nawał maili i telefonów zazębia się z czasem mojej najlepszej dyspozycji energetycznej, ale mam też czas względnego spokoju od samego rana kiedy sił mam dużo a przeszkadzaczy bardzo mało. Niestety, na mój najgorszy czas energetycznie przypada też dużo spotkań i rozmów z pracownikami - to dla mnie słaby czas. Mam na szczęście jeszcze po południu spokojny czas, ale moja energia jest wtedy nieco lepsza, ale szał to to nie jest ;) 

 

Zalecenia

 

Teraz przechodzimy do najpiękniejszego momentu - zastanowimy się, jak z tego wszystkiego skorzystać. Cała ta analiza powinna dać nam sugestie do tego, jakie zadania na kiedy planować.

 

Zadania wymagające kreatywności - kiedy potrzebujesz coś opracować, wymyślić, stworzyć, jakiś opis, fragment raportu z wnioskami - to najlepszym czasem na takie działania, są momenty kiedy masz największą zwyżkę sił i najmniej dystraktorów. Wtedy dajesz sobie największą szansę na to, że zadanie będzie wykonane najszybciej i najlepiej jakościowo.

 

Zadania rutynowe - jeśli są takie rzeczy, które robisz automatycznie, nie musisz się wiele skupiać ale po prostu trzeba to zrobić - wybieraj momenty kiedy sił masz mniej albo kiedy dystraktory są średnie

 

Zadanie odtwórcze, typu kopiuj wklej - rób je wtedy kiedy masz swoje doły energetyczne albo szum dookoła jest spory, nic nie tracisz, bo najprawdopodobniej trudno się pomylić w tych zadaniach. 

 

Spotkania - tu zależy co jest ich przedmiotem. Jeśli ma być to spotkanie poświęcone wypracowaniu czegoś, wymyśleniu, stworzeniu - wybieraj pory kiedy Ty i jak najwięcej osób macie czas wysokoenergetyczny, efekty dyskusji będą dużo lepsze. Jeśli natomiast jest to spotkanie typowo informacyjne, gdzie wystarczy robić notatki, żeby nie usnąć a skorzystać z nich kiedyś indziej - szkoda na nie dobrego czasu, umówcie się na czas słabszej energii albo większych zakłócaczy. 

 

Mały TIP - jeśli chcesz kogoś do czegoś przekonać i liczysz, że jak go zmęczysz to się da przekonać, to wybierz jego spadek energii, podda się szybciej ;) 

 

Taki sposób planowania oczywiście nie zawsze się sprawdzi, bo niektóre zadania trzeba wykonać w określonym czasie i już. Ale wszędzie tam gdzie możesz sobie pozwolić na planowanie - wybieraj zgodnie z powyższą analizą. 

 

Warto również poznać taki rozkład energii w grupie, którą zarządzasz albo współpracujesz - może się okazać, że zauważysz, kiedy lepiej organizować jakie spotkania, albo jakie zadania dawać i komu w ciągu dnia. 

 

Zadania realizowane zgodnie z takim rytmem będziesz wykonywać najszybciej i najefektywniej. Jeśli zaplanujesz zadanie kreatywne na swoją zniżkę formy, albo w czasie dużego chaosu w biurze, to będziesz siedzieć i jeszcze się wkurzać, że już tyle czasu upłynęło, a TY nadal nic nie masz. 

 

Napisz w komentarzu, co ciekawego zauważyłeś na swoim wykresie. Czy udało Ci się zmienić coś w swoim sposobie planowania, co wpłynęło na poprawę jakości albo oszczędności czasu?

 

 

Książki, po które warto sięgnąć z tego obszaru tematycznego

(kliknij w okładkę i dowiedz się więcej):

 

Zarządzanie czasem, lider zarządza zadaniami, zarządzanie zadaniami, manager zarządzanie czasem             Książka dla szefa, zarządzanie sobą w czasie, sprytnyszef.pl blog dla kierowników            zarządzanie czasem i zadaniami, manager zarządza czasem, menedżer zarządza zespołem             zarządzanie czasem, szef realizuje zadania, jak sprawnie zarządzać zadaniami, Jak zarządzać zespołem

         

13 sierpnia 2019
Blog dla Managerów, Kierowników, Liderów

Copy right by VENE Małgorzata Machniewicz

Najnowszy wpis na blogu:

15 stycznia 2021
Obecnie cały świat przenosi się do on-linu, czy jednak wszystkie usługi da się świadczyć tą drogą? Szkolę on-line już od kilku miesięcy i widzę, że taka forma ma swoje słabsze