Copy right by VENE Małgorzata Machniewicz

Najnowszy wpis na blogu:

Temat wydaje się banalny, ale jak zwykle bywa, diabeł tkwi w szczegółach. Checklista to spis zadań i wykreślanie ich po wykonaniu danej pracy...
 

W czym to pomaga w procesie zarządzania zadaniami?

Jest kilka powodów, dla których warto poświecić na to czas:

• zwalnianie pamięci operacyjnej mózgu - nie musimy już o wszystkim pamiętać

• poczucie spokoju - jeśli zadanie jest zapisane, to na pewno nam nie umknie, unikamy zatem myśli typu "co to ja jeszcze miałam zrobić...?" "Mam wrażenie że o czymś zapomniałem...?"

• możliwość zaplanowania realizacji zadań - kiedy wiemy już co mamy do zrobienia, możemy ustawić w harmonogramie dnia, zadania tak, aby zajęły nam jak najmniej czasu (więcej o tym znajdziesz w artykule TU)

• oszacowanie czasu na każdą z czynności i urealnienie ich realizacji - bardzo częstym kłopotem szefów jest nadmiar pracy i ciągłe poczucie, że się nie wyrobię

• poczucie dumy z tego ile spraw załatwiliśmy danego dnia - to ważny element
  w procesie automotywacji (więc o tym aspekcie możesz poczytać TU ...)

   Skoro mamy już wstępną zgodę na to aby podjąć się pracy z robieniem checklist, to warto znaleźć dla siebie najdogodniejszą formę, każda z poniżej zaprezentowanych ma swoje plusy i minusy. 

1. Lista na luźnej kartce lub w zeszycie

   Sposób dla tradycjonalistów, osób które lubią pisać. Ta metoda polega na spisaniu na jednej stronie wszystkich zadań na dany dzień i wykreślaniu z niej sukcesywnie kolejnych rzeczy. Tak po prostu i ot tak... ale ważne jest to, żeby listę mieć pod ręką i móc ją na bieżąco śledzić.

Sprawdzi się dla osób pracujących stacjonarnie przy biurku. Najmilszym etapem jest na zakończenie dnia pracy, podarcie kartki i wrzucenie jej do kosza... mam klientów, którzy zrobili z tego dla siebie rytuał kończenia pracy z dumą z uzyskanych efektów i zostawianiem pracy w pracy. Ci którzy nie lubią wyrzucać zapisują zadania w zeszycie i mają możliwość zajrzenia wstecznie do tego co i kiedy robili. 

To czego nie udało się zrobić danego dnia, przepisuję się na kartkę na kolejny dzień ... i tak czasem zadania stają się permanentnymi przepisywaczami z dnia na dzień - tego nie lubię, to mnie denerwuje, a tego nie mam ochoty robić, to przepiszę i może zrobię jutro  ;) 

2. Lista zadań w Outlooku 

   To już mercedes wśród Checklist. Znajdziesz ją w lewym dolnym rogu w zakładce Zadania. Pozwala na ustawianie terminów, konstruowanie list zadań z treści maila, śledzenie postępu procentowego realizacji. Jako szef możesz też przypisywać zadania do różnych kategorii lub poszczególnych pracowników. Ta funkcjonalność programu pocztowego pomaga też
w przesyłaniu powiadomień i przypomnień.

Jak łatwo się domyślić, taka mnogość funkcji może być za równo plusem jak i minusem, bo znam osoby, które zakochały się w tym ułatwieniu oraz takie, które poddały się po pierwszych próbach twierdząc, że nie ogarną. Podsumowując - dla ambitnych, ale kto dojdzie do wprawy,

to ma pięknie wszystko w jednym miejscu.   

3. Bullet Journal/ kalendarz 

   Zapisywanie zadań w kalendarzu a nie na dowolnej kartce, powoduje, że planujemy zadania na czas kiedy będziemy je realizować a nie do kiedy powinny być zrealizowane. 

To bardzo ważna różnica w stosunku do listy na kartce. Kiedy dostajemy jakieś zadanie nie wpisujemy jej na dół kartki, tylko patrzymy na kilka dni do przodu i wpisujemy tam, gdzie wierzymy, że będziemy mieć czas na zrealizowanie zadnia. To bardzo ułatwia realne zobowiązywanie się do terminu realizacji zadania - mogę przygotować ten raport

ale w środę, bo dziś i jutro mam już cały czas wypełniony...

Taki sposób na checklistę w kalendarzu papierowym sprawdzi się niemal każdemu, ale jest jeszcze sposób ciekawszy, dla osób które mają nieco artystyczną duszę - Bullet Journal.

To specjalnie przygotowany, przez każdego indywidualnie, notes z opisanymi dniami i miejscem na zadania. Od kalendarza różni się tym, że jest mocno spersonalizowany i pozwala również na śledzenie nawyków, czy planowanie działań związanych z rodziną, sportem, czy zdrowym jedzeniem. 

Polecam obejrzeć poniższy filmik, twórcy idei Bullet Journala oraz poszukać np. na Pintest czy FB hasła BuJo, to co niektórzy wyprawiają z prostym notesem to sztuka sama

w sobie. Włącz polskie napisy.

4. Karteczki Post - it

   Znam fanów tej metody :) To obklejacze ekranów, ozdabiacze kalendarzy i zeszytów,  kolorowi papierożercy. Zwykle zapisują każdą nową rzecz na osobnej karteczce i naklejają tak aby było to widoczne i krzyczało "Zrób TO". Metoda dobra dla osób, które są niezwykle zdyscyplinowane  i realizują zadania na bieżąco i mają ich niewielką ilość. Przy nawale zadań, po niedługim czasie monitor wygląda jak choinka a karteczki zaprzeszłe odrywają się i żyją własnym życiem. 

5. Post-it na pulpicie komputera

   To opcja dla skomputeryzowanych i tych co nie ruszają się bez laptopa. Microsoft Store oferuje całą gamę Apek działających na tych samych zasadach. Wystarczy w wyszukiwarce wpisać hasło "sticky notes" lub "post it" i wybrać tą która będzie najlepiej spełniała oczekiwania. Taka żółta wlepka na pulpicie jest bardzo przydatna, gdy chcemy coś zanotować na szybko i równie szybko mieć pod ręką. 

6. Aplikacje na smartfon

   Oczywiście jest również rozwiązanie dla wielbicieli smartfonów. W każdej sieci czy systemie operacyjnym jest dostępny sklep z aplikacjami i tam w zakładce "Produktywność" lub po wpisaniu w wyszukiwarkę słowa "checklist" otrzymujemy ogrom aplikacji do śledzenia zadań. Sprawdziłam te poniższe - są proste w obsłudze i robią dokładnie to co obiecują - pozwalają robić listy zadań i zaznaczać lub usuwać te zrealizowane.   

MinimaList - To do list& Task 

Checklist+ 

Podziel się w komentarzach opinią o podanych sposobach na śledzenie zadań. Opisz inne sposoby, które Ci się sprawdzają. 

Książki, po które warto sięgnąć z tego obszaru tematycznego

(kliknij w okładkę i dowiedz się więcej):

Który z nich odpowiada Ci najbardziej?